索赔文件应包括索赔理由、索赔金额计算依据、相关证据和索赔要求。如果不能达成一致，可以考虑其他解决途径。承包商应准备充分的证据来支持索赔要求。总之，如果招标清单中的工程量算少了，责任主要由招标人、监理和承包商共同承担，具体的责任比例需要根据具体情况来确定。
如果招标清单中的工程量算少了，责任主要由以下方面承担：
1. 招标人责任：招标人负责编制招标文件和招标清单，如果清单中工程量计算不准确，可能是招标人对工程进行勘察不准确或者未充分了解项目情况造成的，因此招标人应承担责任。
2. 监理责任：监理应对工程招标文件、招标清单进行审查，如果发现工程量计算不准确，应及时指出，监督招标人修改，若监理未能发现问题，也需要承担一定责任。
3. 承包商责任：如果承包商在编制投标报价时没有仔细核对和验证招标清单的工程量是否准确，导致工程量计算不足，承包商也要承担一定责任。
在索赔时，通常需要进行以下步骤：
1. 提出索赔：承包商可以编制索赔文件，以书面形式向招标人提出索赔请求。索赔文件应包括索赔理由、索赔金额计算依据、相关证据和索赔要求。
2. 协商解决：招标人和承包商可以进行协商，就索赔问题达成一致意见。如果不能达成一致，可以考虑其他解决途径。
3. 仲裁或诉讼：如果无法通过协商解决，可以考虑通过仲裁机构或法院解决争议。承包商应准备充分的证据来支持索赔要求。
总之，如果招标清单中的工程量算少了，责任主要由招标人、监理和承包商共同承担，具体的责任比例需要根据具体情况来确定。